火博体育学院电子邮件政策
电子邮件地印发

2010年4月27日

这项工作的框架部分是由康奈尔大学提供的 IT Policy Office and its Director Tracy Mitrano, and is gratefully acknowledged.

文档声明

Skidmore管理一个电子邮件(email)系统，它必须为用户管理该系统 以一种保护隐私和机密的方式保护整个大学社区 while in accordance with relevant state and federal laws, regulations and college 政策. 虽然学院允许有限的个人使用火博体育.Edu邮箱账号， faculty and other employees (as well as student employees) do not acquire a right of privacy for communications transmitted on this institutional system. 任何一种 本文件中指定给特定职位的职能/权限/责任 may be completed by the person holding that position “or his/her designee.”

原则

Custodians of email must not 访问或披露电子邮件的内容 for which they 不是通信，除非在下列情况下:

A. in health and safety emergencies; or

B. in response to a court order or other compulsory legal process; or

C. when an email steward (see table 1) has determined that there is a legitimate need 检查与人力资源调查有关的电子邮件 or a legal or 政策 违反; or

D. when the information is necessary to conduct time-sensitive and or critical college 业务. 访问受到严格控制和限制，需要获得批准 这两个 the respective senior cabinet member and the director of 人力资源 and only 在其他选择都被用尽之后.

准备文件的原因

保护电子邮件免受不适当的访问或披露，并遵守 relevant state and federal regulations, laws and policies regarding the protection 某些类型的数据.

受本文档影响的实体

学院的所有实体.

谁应该阅读这份文件

大学社区的所有成员

程序

访问或披露电子邮件内容的请求

A. 健康和安全紧急事件
在健康和安全紧急情况下，学院将访问和/或披露 邮件内容按以下程序处理:

1. 1. IT将根据校园安全主管的要求访问和/或披露数据。 校园安全副主任，卫生服务行政主任，或者 总统的内阁成员.
   2. As soon as is practicable, IT will notify the appropriate email steward(s) of the 要求，查阅及/或披露的资料及任何其他有关资料; 例如请求的大致时间，访问和披露，姓名和头衔 请求者的身份和紧急情况的性质.
   3. As soon as is practicable, IT will notify the chief technology officer.
   4. As soon as is practicable, the requesting individual will contact the appropriate 给管理员发电子邮件(见表4)，通知该个人请求和性质 收到的资料.

B. 法院命令或其他强制性法律程序

1. 1. 法律顾问 will review court order to insure validity and authenticity. 法律顾问 will provide instruction regarding the college’s obligations with said order.

C.  人力资源事务或潜在的法律或政策违规

1. 1. The requesting party must obtain permission from the appropriate email steward(s) (见表1). 如果请求方是指定的乘务员 in Table 1 (below), permission will need to be granted by the college president.
      注意: 在电子邮件文件中，“电子邮件通讯员”包括“收件人”中列出的所有个人: “From:”、“抄送:”和“密件抄送”字段. 因此，一个电子邮件可以有多个邮件管理员.
   2. 电子邮件管理员必须联系首席技术官，提供详细信息 火博体育请求.
   3. The chief technology officer will communicate with the appropriate staff member in IT和/或要求访问和向请求者披露数据的部门.
   4. The IT staff member will confidentially access and disclose the authorized data to 请求者.

表1:电子邮件管理员

 

电子邮件通讯记者(s)	电子邮件管理
学院教员	教务处副校长
其他员工	人力资源总监和合适的内阁成员
学生员工	Dean of admissions and financial aid or director of 人力资源
学生	学生事务主任
学院院长	董事会主席
直接向总裁报告	学院院长

 

D. 信息是开展大学业务的必要条件

I. 转发自己的邮件

教职员工或其他员工将离开他们的工作场所在任何时期 在访问或披露他们的电子邮件可能是必要的时间，应考虑 forwarding their incoming mail to appropriate parties using a forwarding rule which 可在以下网址找到: www.火博体育.edu/it/email/

II. When an 电子邮件 Account Holder Wishes to Authorize Access by Another Individual 以他或她的名义

电子邮件帐户持有人可以根据具体情况授权访问他或她的电子邮件帐户 基础. This provision does not supersede restrictions, such as the prohibition of 共享网络密码. 

此程序不得用于人力资源事项. 有关涉及 人力资源事宜，请参见B:人力资源事宜或潜在的法律或政策 违反以上.

3. 重新发送或转发他人的电子邮件

1. 1. 1. The requesting party, generally the party’s supervisor or someone approved by that supervisor, must inform his/her respective cabinet member and upon approval forward 提交人力资源总监审批.
      2. The director of 人力资源 will evaluate the request and notify the requesting 结果的一方. If approved, the director of 人力资源 will send the request 给首席技术官，他将与任何适用的部门管理员一起工作 谁将影响重路由或转发.

IV. 访问第三方现有的电子邮件

1. 1. 1. The requesting party, generally the party’s supervisor or someone approved by that supervisor, must inform his/her respective cabinet member and upon approval forward 提交人力资源总监审批.
      2. The director of 人力资源 will evaluate the request, notifying the requesting 结果的一方. If approved, the director of 人力资源 will send the request to the chief technology officer, who will facilitate said access.
      3. 请求方将通知个人访问其电子邮件的请求 was made and approved, and the 所收到资料的性质.

 

本地支持提供商:普通业务课程

在提供技术支持，执行网络安全和/或维护过程中 (e.g.(备份和恢复)，本地支持提供者可能需要访问、观察 or intercept, but not disclose reroute, or forward electronic mail messages. 在那里 在两种情况下，允许本地支持提供者披露: 重新传送或转发电子邮件讯息的内容;

紧急情况例外: 在通常的业务过程中，当地的支持提供者应该合理地相信吗 他或她已经获得了涉及迫在眉睫的危险的紧急情况的信息 of death or serious injury, the following procedures should 被调用:

1. 立即联系校园安全部门.
2. 在可行的情况下，尽快将该联系人和基本信息报告给 首席技术官或总统内阁成员. (见“举报指控” 下面的侵犯,”).

责任使用例外: In situations when a local support provider reasonably believes that he or she may 如果发现违反法律或政策的证据，应遵循以下程序 被调用:

1. As soon as is practicable, reports that contact and the underlying information to the 首席技术官或总统内阁成员. (参见“报告 涉嫌违规行为，”见下文).

举报涉嫌违规行为

Alleged 违反s of this 政策 may be reported to the appropriate individual as 详见表2. Alternatively, you may also contact your supervisor, the college’s 首席技术官或总统内阁成员.

责任

表2概述了双方在大学中的主要责任 电子邮件政策和电子邮件的保管.

表2

方	责任
校园安全总监 校园安全副主任 卫生服务主任 总统内阁成员	在健康和安全紧急情况下，请联系IT技术服务部门请求拦截; 访问或披露电子邮件内容. In health and safety emergencies, when data has been accessed or disclosed, notify 请求的适当电子邮件管理员和收到的信息的性质.
总统内阁成员	Evaluate and approve, or deny requests to have email rerouted or forwarded. Send approved requests to reroute or forward email to the chief technology officer, 谁将影响重路由或转发.
人力资源总监	评估、批准或拒绝访问或披露电子邮件内容的请求 在人力资源问题或潜在政策或州和联邦法律的情况下 违反. 联系 the chief technology officer with requests to reroute, forward, intercept, 访问或披露电子邮件的内容.
本地支持提供商	Access and disclose specific email messages in cases when information is necessary 办理大学事务，通讯记者不在. 只有在执行命令时，才可查阅、观察或截取电子邮件讯息的内容 网络安全和维护功能(e.g.(备份和还原). 在通常的业务过程中，披露、更改或转发电子邮件的内容 仅在以下情况下发送邮件: a) in an emergency involving imminent danger of death or serious physical injury; or b) when evidence has been observed of a potential 违反 of law or 政策. In emergencies involving imminent danger of death or serious injury, contact Campus 安全立即. 将该联系报告给首席技术官或成员 尽快公布总统内阁成员名单.
企业系统、IT	In health and safety emergencies, and upon notification by the appropriate college 官方，访问和披露要求的数据. In health and safety emergencies, when data has been accessed or disclosed, notify the appropriate email steward 火博体育请求, what data was accessed or disclosed 以及任何其他相关信息，例如请求的大致时间、访问权限 and disclosure, the name and title 请求者的身份和紧急情况的性质. In health and safety emergencies, when data has been accessed or disclosed, notify 首席技术官或总统内阁成员.
首席技术官	在得到总统内阁成员的适当许可后，进行沟通 有适当的人员进行截取、查阅或披露电子资料 邮件内容. 如果发生拦截、访问或披露电子邮件内容的情况，请通知 就有关要求、查阅及披露向其提出要求的个人; 在可能和适当的情况下.
要求个人	In cases of human resources matters or potential legal or 政策 违反s, obtain 获得适当的电子邮件管理员的许可，以便更改路由、转发、拦截、 访问或泄露电子邮件的内容. 在必要的情况下进行学院业务和通讯 请通知人力资源部、系主任、学院院长或副校长 at the time 火博体育请求; work with the local support provider to obtain the specific mail messages; and inform the correspondent 火博体育请求 that was made and of the 所收到资料的性质. 在健康或安全紧急情况下，请参见“定义: 健康与安全紧急事件.”

定义

定义适用于本文档中使用的术语.

• Access:获取邮件内容的能力.
• Correspondent: Any individual listed in the “To:” “From:” “Cc:” or “Bcc:” fields in 电子邮件消息的标题
• 保管人:有权访问电子邮件系统中电子邮件数据的个人.
• Disclosure: The act of releasing the content of electronic mail to a third party (e.g., 通过访问、拦截、转发、重路由等方式.)
• 电子邮件:邮件用户代理中的电子邮件消息及其相关附件 (邮件用户代理). 注意: When data contained in an email message or attachment has been printed or stored 在MUA之外，它不再被视为电子邮件.
• 电子邮件管理员:除通讯员外，有权发送邮件的个人 公开电子邮件内容的许可
• Health and safety emergency: A situation involving an imminent threat of death or 对任何人或建筑物造成严重伤害.
• 本地支持供应商:对安装负有主要责任的个人; IT设备的配置、安全和持续维护.
• Mail User Agent (邮件用户代理): A program, application or method used to store, transmit or 接收电子邮件.

联系人

Direct any general questions about college email 政策 custodianship of electronic 寄给你的系主任或主任. 如果你对具体问题有疑问， 拨打下面列出的办公室.

主题	联系	扩展
文件澄清与解释	Dwane Sterling，首席技术官	x5909
违反政策
为员工	莎拉·维罗 临时首席人力资源官	x5809
一般	Dwane Sterling，首席技术官	x5909

相关文档

• 家庭教育权利和隐私法(FERPA) (20 U.S.C. ¤ 1232g; 34 CFR Part 99)
• 1997年金融服务现代化法案 (Gramm-Leach-Billey法案)
• Health Insurance Portability and Accountability Act of 1996 (HIPAA)
• 2001年美国爱国者法案
• 纽约刑法第240条
• 火博体育学院教师手册
• 火博体育学院员工手册
• 火博体育大学学生手册